2025: La e-factura ya es Ley para las startups, pero el calendario sigue pendiente

La obligatoriedad de la facturación electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) está aprobada por la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas. La entrada en vigor efectiva para el sector privado depende de la publicación del Real Decreto que desarrolle técnicamente la obligación. A fecha de 2025, dicho reglamento sigue en tramitación, por lo que el calendario exacto de aplicación queda pendiente de su publicación en el BOE.

Fechas y estado normativo (2025)

• Obligación B2B (Ley 18/2022): firme en la Ley, a la espera del Reglamento.
• Previsiones del proyecto de Reglamento: implantación escalonada según volumen de facturación:
  • Empresas con facturación > 8 millones €: 1 año desde la entrada en vigor del Reglamento.
  • Resto de empresas (startups, pymes y autónomos): 2 años desde la entrada en vigor del Reglamento.
• B2G: ya obligatoria la e-factura en contratación pública.

Relación con VERI*FACTU (obligación de software de facturación)

Independientemente del calendario B2B, el Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023, modificado por RD 254/2025) fija fechas firmes para adaptar el software de facturación:

• Sociedades (contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades): antes del 1 de enero de 2026.
• Resto de obligados (por ejemplo, autónomos no IS): antes del 1 de julio de 2026.

Estos plazos afectan a la preparación técnica (integridad, trazabilidad, QR/código, envío/verificación de registros) y conviven con la futura obligación B2B de la Ley 18/2022.

Quién está obligado

• Todas las empresas y profesionales que operen en España en relaciones B2B (incluidas startups y pymes).
• Quedan fuera las operaciones B2C (empresa–consumidor) en el sector privado, sin perjuicio de que el cliente pueda recibir una factura electrónica si así se acuerda.
• En el ámbito B2G, la factura electrónica ya es obligatoria para contratar con el sector público.

Cómo deben cumplir las startups y pymes (plan de acción)

1. Diagnóstico: inventariar sistemas de facturación y circuitos de cobro/pago, y verificar compatibilidades con los requisitos del RD 1007/2023 (y su modificación por RD 254/2025).
2. Software conforme: seleccionar o actualizar un ERP/Programa de facturación que cumpla con integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de registros; y que pueda emitir facturas en formato estructurado.
3. Formatos estructurados: preparar la emisión/recepción en formatos compatibles con el estándar europeo EN 16931 (p.ej., UBL, CII, EDIFACT o Facturae), según establezca el reglamento definitivo.
4. Interoperabilidad e interconexión: garantizar el intercambio de facturas con plataformas públicas/privadas, y la accesibilidad de terceros autorizados (clientes, proveedores, Administración).
5. Estados de factura: configurar la comunicación de estados (aceptación/rechazo/pago) en los plazos que fije el reglamento; los borradores contemplan plazos cortos (p. ej. 4 días hábiles).
6. Conservación digital: establecer políticas de archivo electrónico con garantías de integridad y acceso.
7. Gobierno y compliance: actualizar políticas internas, controles y formación del equipo financiero y de operaciones.

Requisitos técnicos habituales en e-factura B2B

• Datos estructurados y validables (PDF por sí solo no basta).
• Firma electrónica/sello y sellado de tiempo según proceda.
• Código de verificación/QR de acuerdo con la normativa aplicable.
• Registro trazable de envío, recepción y estados de la factura.
• Interconexión gratuita y no discriminatoria entre plataformas.
• Riesgos de incumplimiento
• Sanciones administrativas y tributarias.
• Pérdida de subvenciones o exclusión de contratación pública.
• Incidencias operativas (rechazos de factura, retrasos de cobro) y deterioro reputacional.

Marco legal de referencia

• Ley 18/2022, de 28 de septiembre (Ley Crea y Crece).
• Ley 58/2003, General Tributaria.
• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación.
• Real Decreto 1007/2023 y Real Decreto 254/2025 (sistemas informáticos de facturación –

VERI*FACTU).

• Directiva 2014/55/UE (B2G) y estándar europeo EN 16931 (semántica de la e‑factura).

Conclusión

La obligación de facturación electrónica B2B está aprobada por Ley y su despliegue efectivo depende del Reglamento pendiente. Para no llegar tarde, las startups deben avanzar ya en la adecuación a VERI*FACTU (fechas 2026) y en la capacidad de emitir y recibir facturas estructuradas, interoperables y trazables. Quien se adelante reducirá riesgos, acelerará cobros y ganará eficiencia operativa.