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Legal Project Management: Planificar abogados

A lo largo de la historia, el trabajo de los letrados ha tenido un carácter muy individualista y artesanal, en que las habilidades de cada uno y la dedicación que brindaban a cada caso eran las claves del éxito del abogado, y consecuentemente la satisfacción de su cliente.

No obstante ahora, en el que los casos son cada vez más complejos y las leyes cada vez van siendo más específicas y con mayor número de excepciones, estos casos han evolucionado para necesitar el trabajo de grandes equipos de abogados, y otros profesionales que, necesitan a mas a más un alto nivel de planificación, control y coordinación multidisciplinar. En el sector de la informática ya lleva implantado desde hace muchos años pero que ahora este sector jurídico debería comenzar a utilizar lo que se llama Project Management (Gestión de Proyectos).

Es por eso que con las nuevas exigencias del mercado, algunos grandes bufetes de abogados, demandan con mayor intensidad la posibilidad de agilizar y coordinar la gestión de proyectos legales con herramientas tecnológicas para optimizar su rendimiento y capacidad de trabajo.

En la última jornada organizada por la Escuela Superior en Administración y Dirección de Empresas (ESADE) junto con la Fundación Wolters, mostraron un estudio de cómo esta Metodología iba a crecer cada vez más en el ámbito Jurídico.

  • ¿Qué es un Gestor de Proyectos Legal, o LPM?

Rosalina Díaz, presidenta de Wolters Kluwer en la jornada de ESADE puso de manifiesto que la actividad legal evoluciona a pasos agigantados y la atención de unos clientes cada vez mas exigentes empieza a requerir ciertas herramientas para optimizar los tiempos y ganar posición frente a otros bufetes.

Un trabajo diferenciador con respecto un bufete de abogados a otro es, poder informar a un cliente, con casi control total, de todas y cada una de las tareas que se van a llevar a cabo, junto con los “timmings”, las gestiones oportunas y los requisitos del proyecto así como de los costes totales encomendados al abogado.

El LPM es una buena herramienta de planificación, coordinación y gestión, muy recomendable tanto para los despachos como para sus clientes, porque permite esa transparencia, así como además mejora notablemente la comunicación con el cliente y permite a los despachos mejorar continuamente sus procesos de trabajo, explicó José Luis Pérez Benitez, consultor de LPM, como todos los proyectos de gestión, se basa en definir un proyecto, planificarlo, ejecutarlo y cerrarlo.

  • ¿Es posible planificar y estructurar el trabajo que realizan los abogados?

Aunque después de haber expuesto que cada abogado tiene una forma de trabajar muy artesanal (cada uno hace su trabajo de forma particular) es difícil creer que exista la posibilidad de planificar de forma sistemática, la actividad de un abogado. Pero según Eugenia Navarro, directora ejecutiva en gestión de ESADE, cree que aparte de ser posible, explica que será en muy poco tiempo imprescindible, ya que hay una serie de procesos muy importantes que sí se pueden medir en cada caso.

Añade además que en cada proyecto que un despacho de abogados tiene que afrontar, es muy importante, casi de vital importancia, analizar todos los elementos que conforman los aspectos de riesgo económico, los recursos necesarios que se tendrán, los procesos que van a tener que realizar y la complejidad, así como la duración y por supuesto el presupuesto necesario para cumplir con el cómputo global y realizar el balance para saber si finalmente habrá rentabilidad en el mismo.

Señala que el LPM acotará los tiempos, reducirá los precios y los recursos necesarios en cada proyecto, además de que permitirá identificar y hacer un seguimiento mucho más acurado del despacho y de cada uno de los abogados, corrigiendo las desviaciones que puedan haber y mejorando las debilidades.

  • ¿Qué es la figura del Legal Project Manager?

Una metodología de este tipo requiere de la figura del responsable de la gestión del proyecto, el Legal Project Manager en inglés.
Esta persona es un experto en planificación, organización y asignación de recursos, planificación presupuestaria y control. Esta figura no tiene por qué ser necesariamente un abogado, lo que sí es imprescindible es que conozca muy bien el negocio legal y la cultura jurídica, para poder tener el campo de visión puesto en todos los temas del despacho.

Debe saber entender lo que el cliente quiere, y ser un coayudante del letrado, liberándole de tareas administrativas para permitirle dedicarse a la creación y aportación jurídica que le caracteriza.

  • ¿Todos los despachos pueden tener este tipo de metodología?

Hace muchos años cuando las multinacionales y las grandes consultoras IT empezaron a tener serios problemas en la gestión empresarial, se lanzaron todos a la implantación de un software para la planificación de recursos empresariales (ERP), una apuesta de éxito para recortar recursos, ahorrar dinero y aumentar el tiempo de respuesta de los procesos internos. Cuando aparecieron los primeros ERP, solo disponibles para las grandes compañías por la dificultad de implantación y el dinero desmesurado que había que invertir para llevarlo a cabo, las pequeñas empresas estaban en desigualdad de condiciones y estos software quedaban lejos de ser una realidad.

Una duda que se planteó en el debate final fue la de si esta metodología, compleja y a la vez todavía embrionaria en lo jurídico, puede ser apropiada para todo tipo de despachos tanto grandes como pequeños, y es que a diferencia de los ERP en las multinacionales, esta metodología podrá ser viable para todos los tipos de bufetes de abogados.

Esta adecuada planificación y una correcta distribución del trabajo entre los recursos disponibles va a permitir al abogado centrarse en lo que es realmente experto, liberándole, en lo posible, de otras tareas.

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