El depósito de cuentas se percibe con frecuencia como un trámite menor, de esos que pueden esperar a que haya menos trabajo. Es una lectura equivocada. La sociedad que deja de depositar acumula tres consecuencias de gravedad creciente, y la tercera puede alcanzar al patrimonio personal del administrador.
Primera: el cierre de la hoja registral
Transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin haberse depositado las cuentas, el Registro Mercantil cierra la hoja de la sociedad. A partir de ese momento no se inscribe prácticamente nada: ni cambios de administrador, ni de domicilio, ni ampliaciones de capital, ni poderes.
El efecto se aprecia cuando llega la operación que no puede esperar. Una entidad financiera que pide certificación registral. Una venta que exige acreditar las facultades del firmante. Un cambio en el órgano de administración que resulta imposible de inscribir precisamente cuando hace falta.
El Reglamento del Registro Mercantil exceptúa del cierre algunos supuestos, entre ellos el cese de administradores, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores. Es una válvula estrecha y conviene no confiar en ella.
Segunda: la sanción del ICAC
El incumplimiento del deber de depósito puede sancionarse con multa de 1.200 a 60.000 euros por cada ejercicio de retraso. Cuando la sociedad o el grupo supera los seis millones de euros de facturación anual, el límite se eleva a 300.000 euros por ejercicio.
Se cuenta por ejercicio, de modo que la exposición crece cada año que pasa.
Tercera, y la más grave: la presunción en el concurso
La normativa concursal establece que el concurso se califica como culpable, sin admitir prueba en contrario, cuando el deudor no hubiera formulado las cuentas anuales o, estando aprobadas, no las hubiera depositado, en alguno de los tres últimos ejercicios anteriores a la declaración de concurso.
Conviene detenerse en lo que significa una presunción que no admite prueba en contrario: no hay explicación posible, no hay atenuante y no hay debate sobre si la falta de depósito guarda relación con la insolvencia. Y la calificación culpable abre la puerta a que se condene a los administradores a cubrir, total o parcialmente, el déficit concursal con su propio patrimonio.
Es decir, un trámite que cuesta poco puede convertirse, si la sociedad entra en dificultades, en la vía por la que se responde personalmente de las deudas sociales.
Qué hacer si ya se han acumulado ejercicios
- Formular y aprobar los ejercicios pendientes, empezando por el más antiguo. La junta puede aprobar cuentas de ejercicios anteriores aunque haya pasado el plazo.
- Revisar si el problema es de formulación o de aprobación, porque el remedio no es el mismo.
- Presentar los ejercicios de forma ordenada. Cuando hay actos societarios pendientes de inscribir que dependen del depósito, y a la vez el depósito depende del cierre, conviene planificar una presentación conjunta en lugar de ir presentando por separado.
- No dejar que se acumule un tercer ejercicio, que es el umbral que activa la presunción concursal.